Com o surgimento da Nota Fiscal Eletrônica, também conhecida
como NF-e, o Fisco passou a controlar transações comerciais e de
entrega de mercadorias. Dessa forma, as empresas mudaram a forma de trabalho, a
fim de atender essas novas obrigações.
Essa burocracia gerou grande impacto nos processos de saída de
mercadorias do fornecedor, além da entrada de insumos no estoque.
Além de emitir a NF-e para o cliente, a empresa também
teria que criar um ambiente onde o próprio cliente conseguisse acessar o
documento, baixá-lo ou fazer a impressão.
Já no recebimento da mercadoria, a conferência da chave de acesso
da NF-e de entrada no site da SEFAZ e a
checagem do arquivo XML é feita de forma automatizada.
Várias outras automatizações podem ser feitas, como o cruzamento de
informações entre o DANFE e o pedido de compras, informação de
carga, veículo, placa e motorista, garantindo assim, mais segurança no
processo.
Quais os riscos de receber manualmente as notas fiscais?
É comum que várias pessoas desempenhem várias atividades em uma empresa
ao mesmo tempo. Com o passar do tempo, o acúmulo de tarefas pode causar
dificuldades em uma rotina que abrange atualização do fluxo de caixa,
conciliação contábil bancária, fechamento de novas parceiras etc.
Por se tratar de uma tarefa trabalhosa e burocrática, muitas empresas
acabam deixando de lado, ou demandando muito tempo de seus colaboradores para
fazer todo o processo manualmente.
Receber manualmente as notas fiscais pode gerar vários erros como:
preenchimento de dados incorretos ou não gerar um documento fiscal correto.
Esses erros são puníveis com multas e até prisão segundo a Lei 4.729/65.
O valor da multa pode variar de duas a cinco vezes o total de impostos
devidos.
O que é a automação no recebimento de nota fiscal?
Como dito anteriormente, existem algumas soluções que automatizam o
recebimento de notas fiscais, mas o que é essa automação?
Ela recebe automaticamente os documentos, como Nota Fiscal
Eletrônica de Produtos, Nota Fiscal de Serviços e Conhecimento de
Transporte, através de sistemas fiscais ou caixas de Email, faz a
entrada automática no seu Sistema de Gestão (ERP), originando
informações como, pedido de compra, Espécie do Documento Fiscal, CFOP de
entrada, entre outros. Não é necessário digitar todos esses dados de entrada,
apenas validar exceções.
Quais são
os benefícios de automatização no recebimento de nota fiscal a partir da NF-e
através da Solução ANFE RCFO TAX
Aumento de produtividade
Diversos setores das empresas já utilizam formas de automatização de
tarefas.
Com a automação de entrada de notas, a área de recebimento concentra os
esforços no tratamento dos excessos (caso houver) e na verificação física dos
materiais. Evitando assim o desperdício de tempo com atividades manuais e
garantindo mais produtividade.
Conformidade
com as Legislações Tributárias
Um relatório divulgado pelo banco Mundial aponta que as
empresas gastam em média, 1.958 horas anuais, fazendo o cálculo e o pagamento
de impostos.
Apesar da complexidade, a automação de entrada de notas fiscais auxilia
as empresas a ficarem em dia com o Fisco. Permite alinhar o
processo de compra, padroniza a entrada de documentos e evita erros manuais.
Redução
de erros manuais
A redução de erros manuais sem dúvidas é um dos maiores benefícios.
Qualquer assimilação errada ou erro de digitação pode impactar no cálculo de impostos
e causa um risco fiscal.
Com a automatização de entrada de notas, cruzamentos são feitas de
maneira automática, basta configurar a as regras e pronto. Dessa forma a
empresa evita erros e suas consequências, escriturando notas através do XML e
ou qualquer PDF gerado pelo fisco municipal, assim contemplando uma integridade
de escrituração 100% das notas de entradas NFSE.
