O Professor e Consultor Antonio Sérgio de Oliveira nos apresenta uma visão geral do e-Social, a nova sistemática de cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias.
CONCEITO DO e-SOCIAL
O eSocial (ou folha de pagamento digital), é a sigla para o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, e faz parte do Projeto SPED-Sistema Público de Escrituração Digital, lançado em 2007.
OBRIGATORIEDADE A TODOS OS EMPREGADORES
O projeto tem por objeto o envio das informações relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício. Por isso todos os empregadores, sejam eles pessoas jurídicas ou físicas ficarão obrigados à entrega. Todo o empregador tem as mesmas obrigações perante o sistema, porém as pessoas físicas, os MEIs (microempreendedores individuais) e os pequenos produtores rurais, em função de suas demandas, não necessitam de sistemas próprios para atenderem às obrigações do projeto. Eles poderão cumprir a obrigação diretamente no portal do eSocial na internet.
CENTRALIZAÇÃO DAS OBRIGAÇÕES PREVIDENCIÁRIAS E TRABALHISTAS
O eSocial unifica o cumprimento das obrigações acessórias hoje prestadas em separado aos órgãos envolvidos: Ministério do Trabalho e Emprego, Receita Federal , Previdência Social, Caixa Econômica Federal, Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e Justiça do Trabalho.
São muitos os dados a serem informados o que obriga os empregadores o quanto antes a reunir e adequar as informações da empresa e de seus colaboradores, ou seja, a manutenção de um cadastro em ordem é de grande importância para o novo sistema.
MELHORIAS PARA O TRABALHADOR
Um dos objetivos do eSocial é garantir que os direitos trabalhistas e previdenciários dos empregados sejam devidamente cumpridos.
Os trabalhadores deverão ter maior agilidade no processo de aposentadoria e passar a ter seus direitos previdenciários e trabalhistas mais respeitados. A idéia é que com o eSocial, todos os fatos importantes da vida laboral do trabalhador ficarão registrados no sistema e estarão disponíveis quando o trabalhador precisar, dispensando a via sacra de busca dessas informações nos arquivos de antigas empresas, muitas delas até extintas.
ALTERAÇÕES NA ROTINA DAS EMPRESAS
O sistema se aplica a todos os empregadores, independente do porte empresarial. Espera-se que haja um ganho em termos de tempo e volume de trabalho para as empresas com os ajustes nos processos internos, com a redução das obrigações acessórias e com o armazenamento de mais de 2 mil informações pelo governo.
Esse ganho porém deve vir a médio prazo pois num primeiro momento, durante a fase de readaptação, acaba ocorrendo um acúmulo das velhas obrigações enquanto não extintas e das novas que começam a ser cumpridas em paralelo. Com o eSocial futuramente deixará de ser necessário o envio de várias obrigações acessórias, tais como RAIS, CAGED, DIRF, CAT e outras informações, que estarão centralizadas no eSocial.
ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE DEVEM ALERTAR SEUS CLIENTES
A mudança na rotina das empresas atingirá diretamente a rotina dos escritórios de contabilidade que passarão a depender em grande parte do comportamento dos seus clientes para cumprir as novas obrigações.
Uma das principais novidades do novo sistema é o fato de que muitos dos acontecimentos ocorridos no dia a dia da empresa deverão ser enviados para o fisco assim que ocorrerem. Então a comunicação cliente-escritório deverá ocorrer diariamente e não apenas no final do mês como era costume. Acidentes de trabalho, aviso prévio, exame médico, admissão, demissão, etc devem ser comunicados assim que ocorrerem. Trata-se de uma nova característica no trâmite das informações entre as partes envolvidas.
Através de reuniões, palestras, dvd, livros ou cursos o escritório contábil deve alertar seus clientes para este novo cenário.
FISCALIZAÇÃO ELETRÔNICA
A fiscalização e as autuações envolvendo o eSocial merecem atenção redobrada.
O entendimento atual é de que toa informação enviada dentro do projeto sped tem caráter declaratório, ou seja, de confissão e assinado digitalmente.
Desse modo pelo menos duas etapas dos processos de fiscalização ficam são antecipadas, intimação para comprovação e prazo para se adequar. Esses dois processos devem ser extintos, uma vez que os órgãos responsáveis já irão dispor das informações fornecidas pelo eSocial.
SEGURANÇA E MEDICINA DO TRABALHO
Referente às regras de Segurança e Medicina do Trabalho, a mudança será a implementação de procedimentos e controles que permitam maior fiscalização sobre as empresas para que a legislação vigente seja atendida.
Os empregadores deverão elaborar e implantar o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) com objetivo de promover e preservar a saúde dos trabalhadores.
as organizações permanecem obrigadas a submeter os empregados aos exames previstos no Pcmso e a emitir os atestados de saúde ocupacional (ASO), a manter o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais e a fornecer os equipamentos de proteção individual, devendo enviar essas informações ao fisco e não mais mante-las guardadas na empresa.
- Admissional: Deverá ser realizada antes que o trabalhador assuma suas atividades;
- Periódico: De acordo com os intervalos previsto pela NR 7;
- Retorno ao Trabalho: Obrigatoriamente no primeiro dia da volta ao trabalho de trabalhador ausente por período igual ou superior a 30 dias por motivo de doença ou acidente, de natureza ocupacional ou não, ou parto;
- Mudança de Função: Obrigatoriamente realizada antes da data da mudança de função, posto de trabalho ou de setor que implique a exposição de agentes nocivos diferente daquele a que estava exposto antes da mudança;
- Demissional: Obrigatoriamente desde que o último exame médico ocupacional tenha sido realizado há mais de 135 dias para as empresas de grau de risco 1 e 2 ou 90 dias para as empresas de grau de risco 3 e 4;
Em todos os tipos de exame ocupacional, será obrigatório o registro no eSocial, através do evento atestado de saúde ocupacional S-2280, com o detalhamento do médico responsável, número do registro (CRM), exames realizados etc.
CRONOGRAMA PREVISTO
- Após o fechamento do layout, o Grupo de Trabalho e o Comitê Gestor terão seis meses para trabalhar a proposta;
- Passada essa etapa, haverá mais seis meses para realização de testes;
- Ao final desse período, começará a obrigatoriedade para grandes empresas;
- O Grupo de Trabalho e o Comitê Gestor estudarão condições diferenciadas para micro e pequenas empresas, dentre as quais, o MEI;
Se forem obedecidas estas regras o novo sistema só deverá entrar em vigor no início de 2017.
